El principio de proactividad o accountability en protección de datos
Accountability o principio de responsabilidad proactiva en protección de datos es un principio que establece que las organizaciones no solo deben cumplir con la normativa de protección de datos, sino que también deben demostrar que la cumplen. Es decir, deben adoptar medidas técnicas y organizativas que garanticen y evidencien el respeto a los derechos y libertades de las personas cuyos datos tratan.
Este principio se basa en el concepto de **accountability** o responsabilidad proactiva, que se encuentra en los artículos 5 y 24 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en el artículo 28 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
¿Qué implica la política de proactividad para las organizaciones?
Accountability o principio de responsabilidad proactiva en protección de datos implica que las organizaciones deben:
– Definir qué datos necesitan, para qué los van a usar y durante cuánto tiempo los van a conservar, siguiendo los criterios de limitación de la finalidad, minimización de los datos, exactitud y limitación del plazo de conservación.
– Informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos, mediante un aviso legal, una política de privacidad y una política de cookies, que expliquen clara y transparentemente los aspectos esenciales del tratamiento, como la identidad del responsable, la finalidad, la base legal, los destinatarios, los derechos y las opciones de configuración.
– Obtener el consentimiento expreso e informado de los interesados para el tratamiento de sus datos, mediante un mecanismo que permita verificar que lo han dado libremente, específicamente e inequívocamente, como una casilla que deben marcar o un botón que diga “Sí, acepto”.
– Garantizar la seguridad de los datos, mediante la adopción de medidas técnicas y organizativas adecuadas para protegerlos frente a posibles riesgos, como pérdidas, robos, accesos no autorizados, alteraciones o divulgaciones. Estas medidas pueden incluir el cifrado, las contraseñas seguras, las copias de seguridad o el control de acceso.
– Documentar el cumplimiento normativo, mediante la elaboración y actualización de registros de actividades de tratamiento, evaluaciones de impacto, análisis de riesgos o códigos de conducta. Estos documentos deben estar disponibles para demostrar ante terceros, como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o los propios interesados, que se respeta la normativa.
– Facilitar el ejercicio de los derechos de los interesados, mediante la habilitación de canales eficaces para que puedan solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación, la portabilidad o la oposición al tratamiento de sus datos. Estas solicitudes deben ser atendidas en el plazo establecido por la ley.
¿Cuál es el beneficio de la política de proactividad?
Accountability o principio de responsabilidad proactiva en protección de datos supone un cambio cultural en las organizaciones, que deben asumir su responsabilidad y adoptar una actitud activa y preventiva frente al tratamiento de datos personales. Esto conlleva una serie de beneficios para las organizaciones, como:
– Mejorar su reputación e imagen ante sus clientes y proveedores.
– Aumentar su competitividad y diferenciación en el mercado.
– Evitar sanciones económicas o daños reputacionales por incumplimientos normativos.
– Fomentar la confianza y la fidelización de sus clientes.
– Optimizar sus procesos internos y externos.
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¡Hasta pronto!
